PEI digitale: gestione, approvazione e firma del documento

P.E.I. digitale: dalle procedure di gestione alla firma digitale

Il processo di trasformazione digitale nel sistema scolastico italiano ha trovato un pilastro fondamentale nel D.M. 162/2016. Questo decreto ha sancito la necessità di passare da procedure cartacee, spesso frammentate e di difficile consultazione, a sistemi informatizzati centralizzati. L'obiettivo istituzionale è duplice: da un lato, garantire l'efficienza amministrativa delle segreterie scolastiche; dall'altro, assicurare una gestione rigorosa e uniforme dei dati relativi agli alunni con disabilità su tutto il territorio nazionale.

L'applicazione denominata Gestione Alunni con Disabilità rappresenta, dunque, il punto di convergenza tra l'obbligo normativo e l'esigenza operativa. Essa permette alle istituzioni scolastiche non solo di raccogliere, ma di consolidare in modo sicuro tutte le certificazioni clinico-mediche che attestano la condizione patologica dell'alunno. Si tratta di una transizione che impone alle scuole un nuovo paradigma di responsabilità: il dato non è più solo un documento depositato in un faldone fisico, ma diventa una risorsa digitale integrata nel sistema SIDI (Sistema Informativo dell’Istruzione), fondamentale per la pianificazione dell'Organico, sia nelle fasi di diritto che di fatto.

La salvaguardia dei dati sensibili e il ruolo del Garante

La digitalizzazione solleva, inevitabilmente, questioni critiche in merito alla tutela della privacy. L'intera procedura di gestione è stata progettata nel pieno rispetto delle direttive dettate dal Garante della Privacy, ponendo un'attenzione particolare alla salvaguardia dei dati sensibili. Questi ultimi, per loro natura, richiedono protocolli di accesso e trattamento estremamente restrittivi.

In questo contesto, l'informativa sul trattamento dei dati assume un valore dirimente. È obbligatorio che la famiglia prenda visione dell'informativa; tale adempimento è condizione necessaria per la formalizzazione dell'iscrizione stessa. Il sistema è strutturato affinché, qualora la famiglia si sia avvalsa del modello di Iscrizione Online, il processo di presa visione sia già stato assolto all'origine. Tuttavia, in tutti i casi in cui l'iscrizione avvenga tramite canali differenti, grava sulla scuola l'obbligo inderogabile di garantire che la famiglia riceva e prenda visione di tale informativa.

L’architettura del Fascicolo di Disabilità: dal modello Iscrizione Online al Fascicolo permanente

L’insieme dei dati clinici e diagnostici acquisiti e registrati dalla scuola costituisce un apposito Fascicolo, che resterà legato all’alunno lungo tutto il suo percorso scolastico.

Accesso all’applicazione

Le funzioni di popolamento del Fascicolo di disabilità riservate all’utente scuola sono disponibili, dopo aver effettuato l’accredito dalla pagina di Login, sul portale dei servizi SIDI, attivando la voce di menu Gestione Alunni, presente nell’Area Alunni.

Si accede così ad una schermata nella quale selezionare, da una lista di profili proposti da un menu a tendina, quello di “UTENTE FASCICOLO ALUNNI CON DISABILITA’”, confermando con il tasto ‘Avanti’.

Si accede in tal modo alla schermata d’ingresso dell’applicazione ‘Gestione Alunni con disabilità’, nel cui menu dei servizi, attivabile tramite l’apposita icona posta in alto a sinistra, viene proposto l’elenco delle funzionalità disponibili.

‘Gestione fascicolo’: tale opzione permette l’accesso a tutte le funzionalità che consentono il popolamento e la gestione dei fascicoli di disabilità associati agli alunni interessati nel corso della loro vita scolastica; ‘Cruscotto dati organico di diritto’: attraverso tale opzione, l’utente può accedere alla consultazione di dati sintetici e riepilogativi che offrono una proiezione, per l’anno scolastico successivo a quello corrente, della presenza e incidenza della disabilità nelle scuole di competenza, rappresentando così uno strumento utile alla definizione delle richieste di sostegno in fase di Organico di diritto. ‘Cruscotto dati organico di fatto’: attraverso tale opzione, l’utente può accedere alla consultazione di dati sintetici e riepilogativi che forniscono un quadro reale della presenza e incidenza della disabilità nelle scuole di competenza per l’anno scolastico corrente, rappresentando così uno strumento utile alla definizione delle richieste di sostegno in fase di Organico di fatto.

Registrazione PEI

All’utente di segreteria scolastica sono rese disponibili le funzionalità utili alla registrazione nel sistema, in associazione al Fascicolo di disabilità dell’alunno, del Piano Educativo Individualizzato (P.E.I.), secondo le direttive emanate con il Decreto Interministeriale n. 182 del 29/12/2020 come emendate dal Decreto Interministeriale n. 153 del 1 agosto 2023.

Il P.E.I. si compone di un insieme di sezioni contenenti diverse tipologie di informazioni, da quelle di carattere obiettivo e preliminare, attestate dalle certificazioni medico-diagnostiche o derivanti dall’osservazione comportamentale dell’alunno, a quelle relative alla definizione e organizzazione di un percorso di inclusione didattico ed educativo e all’individuazione degli strumenti, dei metodi e delle strategie da adottare per la sua realizzazione.

Le diverse funzionalità consentono la compilazione di specifiche sezioni del P.E.I. e l’esecuzione delle azioni previste per la sua gestione.

Dopo essere entrato nella sezione ‘Gestione fascicolo’ ed aver selezionato la scuola di interesse tra quelle di propria competenza, l’utente potrà accedere alla sezione dell’applicativo dedicata all’elaborazione del P.E.I. attraverso la voce ‘Registrazione PEI’ presente nella sezione ‘Certificazioni’ del menu servizi.

Sarà quindi possibile selezionare la classe di interesse e l’alunno per il quale registrare il P.E.I. La selezione dell’alunno consente di accedere alla funzione di Inserimento, nella quale sarà possibile scegliere la tipologia di P.E.I. da registrare:

• Provvisorio (si compone solo di alcune sezioni del P.E.I., più avanti espressamente indicate), tipicamente prodotto prima dell’avvio dell’anno scolastico;

• Definitivo (prevede tutte le sezioni del P.E.I.).

L’operatività descritta nei successivi paragrafi si applica ad entrambe le tipologie di P.E.I.

Alcune sezioni del P.E.I. non sono previste o hanno struttura differente per i diversi ordini scolastici. Per entrambe le tipologie di PEI, l’utente può optare per generare il nuovo documento a partire da quello definito nell’anno precedente.

Le funzioni per la compilazione del PEI

Come è visibile dalle precedenti schermate l’informatizzazione del PEI si compone di diverse funzioni che riassumono le diverse sezioni della composizione del PEI.

Di seguito la sintesi:

F1 – Composizione GLO: la composizione del gruppo di lavoro per l’inclusione;

F2 – Osservazioni propedeutiche alunno/studente: Sezioni 1 – 2 – 3;

F3 – Valutazione Dimensioni: Sezioni 4 – 5;

F4 – Contesto – Barriere e Facilitatori: Sezioni 6 – 7;

F5 – Organizzazione progetto di inclusione: Sezione 9;

F6 – PCTO e Competenze: Sezioni 8.3 – 10;

F9 – Interventi sul percorso curriculare: Sezioni 8.1 – 8.2 – 8.4.

La suddivisione in funzioni permette all’utenza di poter lavorare anche una parte di funzione. E’ sempre possibile salvare le modifiche apportate. La stampa riporta solo le informazioni relative alle opzioni scelte dall’utente tra quelle disponibili nelle sezioni in corso della compilazione del PEI.

Approvazione P.E.I.

Un P.E.I. ‘In lavorazione’ o ‘In verifica’, quando l’utente lo ritenga opportuno, può essere sottoposto all’iter di approvazione da parte del Dirigente Scolastico, attraverso le azioni seguenti.

Attivazione del tasto ‘Invia per approvazione’: il sistema, qualora il PEI non sia compilato in tutte le sezioni, richiede la conferma dell’operazione; all’utente viene poi richiesto l’inserimento dell’eventuale numero di verbale relativo alla riunione del GLO e alla conferma l’applicativo evidenzia l’inoltro al DS della richiesta di approvazione.

Il PEI in oggetto assume quindi lo stato ‘Da approvare’ ed in tale stato non è disponibile alle funzioni di Gestione; il DS, attraverso la funzione ‘Approvazione PEI’, presente nella sezione ‘Certificazioni’ del menu servizi, potrà visualizzare l’elenco dei PEI inviati alla sua approvazione e attraverso l’apposito tasto accedere a quello di interesse.

Il DS arriverà così alla schermata di Approvazione, nella quale, agendo sulle opzioni presenti nel menu a tendina della finestra ‘Stato PEI’, avrà la possibilità di:

• approvare direttamente il PEI, che assumerà lo stato di ‘Approvato’ e tornerà disponibile alle funzioni di gestione;

• chiederne eventuali integrazioni, rinviandolo in gestione all’utente, che dopo aver effettuato le integrazioni indicate, potrà sottoporlo nuovamente all’approvazione del DS.

Sul piano normativo, la documentazione ministeriale ricorda che il PEI è discusso, approvato e verificato dal Gruppo di Lavoro Operativo per l’inclusione (GLO).

Stampa P.E.I.

Attraverso il tasto ‘Stampa PEI’, presente nella pagina principale di gestione del PEI, è possibile visualizzare e produrre la stampa del documento Pdf del PEI di interesse; tutte le informazioni immesse e salvate durante la compilazione delle sezioni vengono integrate ed esposte secondo i modelli di riferimento indicati nel Decreto Interministeriale n. 182 del 29/12/2020, come emendati dal Decreto Interministeriale n. 153 del 1 agosto 2023, ivi compresi l’Allegato C - Supporti al Funzionamento e gli Ausili Tecnici inseriti.

La stampa riporta solo le informazioni relative alle opzioni scelte dall’utente tra quelle disponibili nelle sezioni in corso della compilazione del PEI.

Invio in Firma

Un P.E.I. in stato ‘Approvato’ (ad esempio dopo una revisione), attraverso il tasto ‘Invia in firma’ presente nella pagina principale di gestione del PEI, può essere inoltrato ai firmatari designati del GLO, affinché lo sottoscrivano mediante Firma Elettronica Avanzata (FEA).

Una volta firmato da tutti i soggetti designati, il P.E.I. assumerà lo stato di ‘Firmato’ e come tale comparirà nella funzione di ‘Archivio PEI’; alla scuola verrà inviata un’apposita mail di notifica.

In tale stato il documento è disponibile alle funzioni di Gestione e nel momento in cui verrà nuovamente lavorato tornerà ad assumere lo stato ‘In lavorazione’.

In coda al documento Pdf di un P.E.I. Firmato compariranno le firme digitali dei suoi firmatari.

Riferimenti normativi, guide e materiali ufficiali

Per verificare e approfondire le procedure descritte è opportuno fare riferimento prioritariamente alla documentazione del Ministero dell’Istruzione e del Merito (MIM).

Decreto Interministeriale n. 182 del 29 dicembre 2020 – Adozione del modello nazionale di PEI e Linee guida

Il decreto costituisce il riferimento per i modelli nazionali di Piano Educativo Individualizzato, le relative Linee guida e le modalità di assegnazione delle misure di sostegno.

Portale MIM – Inclusione e nuovo PEI

Decreto Interministeriale n. 153 del 1° agosto 2023

Il provvedimento introduce disposizioni correttive al D.I. 182/2020 e modifica i modelli nazionali di PEI e la relativa documentazione.

D.I. n. 153/2023 – documento ufficiale MIM

PEI informatizzato e funzionalità SIDI – Nota MIM n. 2780 del 12 giugno 2023

È il riferimento operativo per le funzionalità informatizzate dedicate alla redazione del PEI nella Partizione separata dell’Anagrafe nazionale studenti.

Nota MIM n. 2780/2023 – PEI informatizzato e SIDI

Indicazioni per la compilazione del PEI – Nota ministeriale n. 1690 del 24 maggio 2024

Le indicazioni riguardano, tra l'altro, le sezioni conclusive del PEI, il PEI provvisorio e la definizione delle proposte di sostegno e delle risorse professionali per l'anno scolastico successivo. La documentazione istituzionale ricorda inoltre che il PEI ha durata annuale e può essere modificato nel corso dell'anno.

Indicazioni MIM per la compilazione dei PEI

Materiali formativi e webinar ministeriali sul PEI

Il Ministero ha predisposto un ciclo di webinar dedicato ai modelli PEI per scuola dell’infanzia, primaria, secondaria di primo e secondo grado. Tra gli incontri è previsto anche uno specificamente dedicato a “PEI provvisorio, verifiche finali e misure di sostegno” e uno al rapporto fra scuola e famiglie.

Calendario e materiali dei webinar ministeriali sul nuovo PEI

Approfondimenti istituzionali sull’inclusione scolastica

Il portale del Ministero raccoglie inoltre documentazione e riferimenti dedicati all'inclusione e ai bisogni educativi speciali.

MIM – Bisogni educativi speciali e inclusione

Percorso operativo SIDI

Per gli utenti scolastici abilitati, il percorso per raggiungere la gestione informatizzata del PEI è:

SIDI → Gestione Alunni con Disabilità → Gestione Fascicolo → Certificazioni → Registrazione PEI

Da questa sezione è possibile individuare l’alunno e accedere alle funzioni previste per la registrazione e la gestione del Piano Educativo Individualizzato.

Nota: l’accesso alle funzioni SIDI e le operazioni effettivamente disponibili dipendono dal profilo e dalle autorizzazioni dell’utente.

Fonte principale dell’articolo: documentazione operativa sulla Gestione Alunni con Disabilità e sulla registrazione del PEI nel sistema SIDI.

Riferimenti normativi principali: D.Lgs. 66/2017 e successive modificazioni; D.I. 182/2020; D.I. 153/2023; documentazione applicativa e indicazioni del Ministero dell’Istruzione e del Merito. La documentazione ministeriale conferma il ruolo del GLO nella redazione, approvazione e verifica del PEI e le principali scadenze annuali.