Stato matricolare del personale scolastico: quando è dovuta la marca da bollo da 16 euro
La distinzione fondamentale è quella tra copia semplice dello stato matricolare, copia conforme all'originale e certificato
Redazione
Nelle istituzioni scolastiche può accadere che, alla richiesta di un docente o di un dipendente ATA di ottenere il proprio stato matricolare, la segreteria richieda preventivamente una marca da bollo da 16 euro, affermando genericamente che essa è prevista dalla normativa vigente.
La questione, tuttavia, non può essere risolta affermando semplicemente che “per il rilascio dello stato matricolare occorre la marca da bollo”. Occorre stabilire che cosa il dipendente scolastico abbia effettivamente richiesto e che tipo di documento la scuola stia rilasciando.
La distinzione fondamentale è quella tra copia semplice dello stato matricolare, copia conforme all'originale e certificato.
La richiesta di copia semplice dello stato matricolare
Il docente o il personale ATA può avere necessità di conoscere e verificare la propria posizione amministrativa, i servizi prestati, i periodi riconosciuti e gli altri dati contenuti nel proprio stato matricolare.
Una richiesta può, ad esempio, essere formulata in questi termini:
“Si chiede il rilascio di copia aggiornata e completa del proprio stato matricolare, comprensiva dei servizi prestati e dei relativi periodi. La documentazione è richiesta per uso personale e per gli adempimenti connessi alla tutela dei propri diritti relativi al rapporto di lavoro.”
In una richiesta di questo tipo il dipendente scolastico sta chiedendo una copia della propria documentazione. Non sta chiedendo espressamente un certificato, una copia autenticata o una copia dichiarata conforme all'originale.
Questa distinzione è determinante ai fini dell'imposta di bollo.
La copia semplice non deve essere confusa con la copia conforme
L'art. 25 della legge 7 agosto 1990, n. 241 disciplina l'accesso ai documenti amministrativi e stabilisce che il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia.
L'esame dei documenti è gratuito. Per le copie possono essere richiesti i costi di riproduzione e gli eventuali diritti previsti dall'amministrazione, mentre per il bollo rimane ferma la specifica normativa fiscale.
Il successivo D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184, all'art. 7, comma 6, contiene un elemento particolarmente importante: stabilisce che le copie possono essere autenticate su richiesta dell'interessato.
Questo significa che il rilascio di una copia e l'autenticazione della stessa non sono la medesima operazione.
Una cosa è chiedere alla segreteria scolastica una copia semplice del proprio stato matricolare; altra cosa è chiedere che quella copia venga dichiarata ufficialmente conforme all'originale.
Il chiarimento dell'Agenzia delle Entrate
La distinzione assume particolare rilievo fiscale alla luce della Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate n. 151/E del 5 ottobre 2001, specificamente dedicata all'applicazione dell'imposta di bollo nell'accesso ai documenti amministrativi.
L'Amministrazione finanziaria distingue il rilascio della documentazione in copia semplice dal rilascio della documentazione in forma autenticata.
Nell'ambito dell'accesso documentale, quando viene richiesta una copia semplice senza dichiarazione di conformità all'originale, l'imposta di bollo non è dovuta.
Quando viene invece richiesta una copia autenticata o conforme all'originale, entra in applicazione la specifica disciplina fiscale dell'imposta di bollo prevista dal D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, fatte salve le eventuali esenzioni previste dalla legge.
Per il personale scolastico la conseguenza pratica è importante: non è sufficiente che il documento si chiami “stato matricolare” per rendere automaticamente dovuta una marca da bollo da 16 euro.
Bisogna verificare se la scuola stia rilasciando una copia semplice, una copia conforme oppure un vero certificato.
Anche la Commissione per l'accesso distingue copia semplice e copia autenticata
La questione è stata affrontata anche dalla Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri.
Nel parere adottato nella seduta del 1° febbraio 2011, la Commissione ha esaminato il caso di un'amministrazione che imponeva il rilascio di copie autenticate e, conseguentemente, il pagamento dell'imposta di bollo anche quando l'interessato chiedeva copie semplici.
La Commissione ha richiamato l'art. 25 della legge n. 241/1990, il D.P.R. n. 184/2006 e proprio la Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate n. 151/E/2001.
Il principio che ne deriva è particolarmente rilevante anche per le segreterie scolastiche: la richiesta di una copia semplice non può essere automaticamente trasformata nel rilascio obbligatorio di una copia autenticata, con il conseguente regime fiscale del bollo.
Lo stato matricolare del personale scolastico
Per lo stato matricolare esiste inoltre una disciplina specifica contenuta nel D.P.R. 3 maggio 1957, n. 686.
L'art. 29, significativamente rubricato “Rilascio di copie dello stato matricolare”, prevede che il dipendente possa ottenere dall'ufficio del personale estratti dello stato matricolare o copie degli atti cui abbia diritto.
La disposizione è stata richiamata anche in ambito sindacale scolastico. Il Si.N.ATA.S. – Sindacato Nazionale Personale ATA, con una nota del 13 novembre 2024 intitolata “Rilascio delle copie del fascicolo personale o dello stato matricolare – atto dovuto”, ha richiamato espressamente l'art. 29 del D.P.R. n. 686/1957 con riferimento agli obblighi delle istituzioni scolastiche.
La disciplina dello stato matricolare deve oggi essere coordinata con la successiva normativa sul diritto di accesso e con quella tributaria sull'imposta di bollo.
Non devono inoltre essere confusi gli eventuali costi di riproduzione o di ricerca con l'imposta di bollo da 16 euro, trattandosi di oneri aventi natura e presupposti differenti.
Quando il personale scolastico non deve pagare il bollo
Il caso più semplice è quello del docente o del dipendente ATA che chiede alla propria scuola una copia semplice del proprio stato matricolare, senza richiedere alcuna attestazione di conformità, autenticazione o certificazione.
Se la segreteria consegna una semplice riproduzione della documentazione matricolare, priva di dichiarazione di conformità all'originale, la fattispecie rientra nell'accesso alla documentazione amministrativa.
In questo caso, sulla base dell'art. 25 della legge n. 241/1990 e della Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate n. 151/E/2001, la marca da bollo da 16 euro non è dovuta per la copia semplice.
Possono eventualmente essere richiesti i costi di riproduzione, ricerca o visura legittimamente previsti, ma questi non devono essere confusi con l'imposta di bollo.
Quando la marca da bollo è invece dovuta
La situazione cambia quando il docente o il dipendente ATA chiede espressamente alla scuola una copia conforme all'originale dello stato matricolare.
In questo caso la segreteria non consegna soltanto una riproduzione del documento, ma certifica che quella copia è conforme all'originale conservato agli atti.
Per la copia conforme o autenticata trova applicazione la disciplina dell'imposta di bollo prevista dal D.P.R. n. 642/1972, salvo che ricorra una specifica esenzione prevista dalla legge.
La stessa distinzione emerge dalla Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate n. 151/E/2001.
Il caso del certificato di stato matricolare
Ancora diversa è l'ipotesi nella quale il dipendente chieda espressamente alla scuola un certificato di stato matricolare.
Il certificato non deve essere confuso con la semplice copia della documentazione amministrativa.
Quando la scuola forma e rilascia un vero certificato, occorre applicare il regime previsto dal D.P.R. n. 642/1972 e dalla relativa Tariffa, verificando naturalmente se per l'uso dichiarato dal richiedente sia prevista una specifica esenzione.
La regola generale relativa ai certificati non può quindi essere automaticamente estesa alla diversa richiesta di una semplice copia della propria documentazione matricolare.
Un esempio concreto in ambito scolastico
Si consideri il caso di un docente che scriva alla propria segreteria:
“Chiedo il rilascio di copia aggiornata e completa del proprio stato matricolare, comprensiva dei servizi prestati e dei relativi periodi. La documentazione è richiesta per uso personale e per gli adempimenti connessi alla tutela dei propri diritti relativi al rapporto di lavoro.”
In questa formulazione viene richiesta una copia.
Non viene chiesto un certificato. Non viene richiesta una copia conforme. Non viene richiesta l'autenticazione della copia.
Se la scuola consegna effettivamente una copia semplice dello stato matricolare, senza dichiarazione di conformità o certificazione, la marca da bollo da 16 euro non risulta dovuta per la copia semplice nell'ambito dell'accesso documentale.
Se invece la scuola rilascia un documento recante la dichiarazione “copia conforme all'originale”, oppure forma un vero certificato, ci si trova davanti a una fattispecie diversa, alla quale deve essere applicata la specifica disciplina fiscale prevista per quel tipo di documento.
La prassi delle istituzioni scolastiche
La distinzione trova riscontro anche nei regolamenti pubblicati da diverse istituzioni scolastiche.
Ad esempio, nella disciplina dell'accesso agli atti pubblicata nel 2026 da un liceo statale viene indicato espressamente:
“Copia semplice: non soggetta a imposta di bollo.”
Lo stesso regolamento prevede invece l'applicazione della marca da bollo per la copia conforme all'originale.
Anche altri istituti scolastici adottano nei propri regolamenti la distinzione tra copia semplice, soggetta eventualmente ai soli costi di riproduzione, e copia conforme, per la quale viene applicata la disciplina del bollo.
Questi regolamenti non costituiscono naturalmente una fonte normativa generale, ma rappresentano esempi concreti di applicazione in ambito scolastico della distinzione prevista dalla normativa e dalla prassi fiscale.
La regola da ricordare nelle segreterie scolastiche
Per lo stato matricolare del personale scolastico la questione può essere sintetizzata in modo semplice.
Se il docente o il personale ATA chiede una COPIA SEMPLICE del proprio stato matricolare, senza autentica e senza dichiarazione di conformità, nell'ambito dell'accesso alla propria documentazione amministrativa, la marca da bollo da 16 euro non è dovuta sulla copia semplice.
Se viene richiesta una COPIA CONFORME o AUTENTICATA dello stato matricolare, trova applicazione la disciplina dell'imposta di bollo, salvo specifiche esenzioni.
Se viene richiesto un vero CERTIFICATO DI STATO MATRICOLARE, si applica il regime fiscale proprio delle certificazioni previsto dal D.P.R. n. 642/1972, verificando l'eventuale presenza di un'esenzione.
Di conseguenza, l'affermazione generica secondo cui “per il rilascio dello stato matricolare occorre sempre una marca da bollo da 16 euro” non descrive tutte le diverse fattispecie previste dalla normativa.
La domanda corretta è un'altra:
la scuola sta rilasciando una copia semplice, una copia conforme oppure un certificato?
È questa qualificazione, insieme all'eventuale esenzione prevista per l'uso dichiarato, che consente di individuare il corretto trattamento dell'imposta di bollo.
Riferimenti normativi essenziali
Legge 7 agosto 1990, n. 241, art. 25 – diritto di accesso, esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi.
D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184, art. 7, comma 6 – rilascio delle copie e possibilità di autenticazione su richiesta dell'interessato.
D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 – disciplina dell'imposta di bollo e relativa Tariffa.
D.P.R. 3 maggio 1957, n. 686, art. 29 – rilascio di estratti dello stato matricolare e copie degli atti del dipendente.
Agenzia delle Entrate, Risoluzione n. 151/E del 5 ottobre 2001 – distinzione, nell'accesso documentale, tra copia semplice e documentazione rilasciata in forma autenticata ai fini dell'imposta di bollo.
Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, parere del 1° febbraio 2011 – distinzione tra copia semplice e copia autenticata e richiamo alla Risoluzione n. 151/E/2001.
Si.N.ATA.S., nota del 13 novembre 2024 – “Rilascio delle copie del fascicolo personale o dello stato matricolare – atto dovuto”, con richiamo all'art. 29 del D.P.R. n. 686/1957.
Conclusione
Nel settore scolastico la marca da bollo da 16 euro non è automaticamente dovuta ogni volta che un docente o un dipendente ATA chiede il proprio stato matricolare.
Se viene richiesta e rilasciata una copia semplice, senza autentica o dichiarazione di conformità, nell'ambito dell'accesso alla propria documentazione amministrativa, il bollo non è dovuto sulla copia semplice, secondo la disciplina e la prassi amministrativa richiamate.
Il bollo assume invece rilievo quando viene richiesta una copia conforme/autenticata o quando viene formato un certificato soggetto all'imposta, sempre verificando le eventuali esenzioni previste dalla legge.
Per questo, prima di chiedere al dipendente scolastico una marca da bollo, è necessario individuare con precisione quale documento sia stato richiesto, in quale forma venga rilasciato e quale specifica disposizione del D.P.R. n. 642/1972 venga applicata.
