Presa di servizio a scuola: cosa fare, cosa portare e quali sono i riferimenti normativi

Con l’inizio del nuovo anno scolastico, per molti docenti e lavoratori del personale ATA arriva il momento della presa di servizio. Si tratta di un adempimento importante perché segna formalmente l’avvio del servizio nella nuova istituzione scolastica e consente alla segreteria di completare gli adempimenti amministrativi collegati alla posizione del dipendente.

Per l’anno scolastico 2026/2027, il 1° settembre 2026 rappresenta l’inizio formale dell’anno scolastico, come previsto dall’articolo 74 del D.Lgs. 297/1994.

Ma chi deve presentarsi a scuola? A che ora? Quali documenti bisogna portare? Vediamo cosa occorre sapere.

Chi deve effettuare la presa di servizio

In linea generale, la presa di servizio riguarda il personale che inizia a prestare servizio in una nuova istituzione scolastica o che deve formalizzare una nuova situazione giuridica.

Sono normalmente interessati:

• i docenti e il personale ATA neoimmessi in ruolo;

• il personale che ha ottenuto trasferimento;

• i docenti che hanno ottenuto un passaggio di cattedra o di ruolo;

• il personale in assegnazione provvisoria o utilizzazione presso una nuova scuola;

• i supplenti destinatari di un contratto a tempo determinato con decorrenza dal 1° settembre;

• il personale che rientra nella scuola di titolarità dopo particolari periodi di assenza o dopo aver prestato servizio altrove, quando sia richiesta la formalizzazione del rientro;

• gli altri dipendenti espressamente convocati dalla propria istituzione scolastica.

Chi invece prosegue il servizio nella stessa scuola senza variazioni della propria posizione, di norma non deve effettuare una nuova presa di servizio. È comunque fondamentale verificare la circolare pubblicata dalla propria scuola, perché modalità e orari vengono organizzati autonomamente da ciascuna istituzione.

A che ora bisogna presentarsi?

Non esiste un unico orario nazionale valido per tutte le scuole.

Ogni istituzione scolastica stabilisce gli orari di convocazione del personale. Alcune scuole distinguono, ad esempio, l’orario del personale ATA da quello dei docenti; altre prevedono fasce differenti per infanzia, primaria e secondaria.

Per questo motivo, prima di recarsi a scuola è opportuno consultare:

• il sito web dell’istituto;

• la sezione “Circolari” o “Albo online”;

• eventuali comunicazioni ricevute dalla segreteria;

• la pagina dedicata alla presa di servizio, se predisposta dalla scuola.

È importante verificare anche in quale sede debba essere effettuata la procedura: non sempre coincide con il plesso nel quale successivamente si presterà servizio.

Cosa succede durante la presa di servizio?

Il personale viene normalmente ricevuto dagli uffici di segreteria, che procedono all’acquisizione dei dati e della documentazione necessaria.

Il dipendente può essere chiamato a compilare o sottoscrivere diversi moduli, tra cui la dichiarazione di assunzione in servizio, i dati anagrafici e fiscali, le dichiarazioni relative a incompatibilità e altri incarichi, la documentazione per l’accredito dello stipendio e le informative sul trattamento dei dati personali.

Le dichiarazioni richieste dalla pubblica amministrazione possono essere rese, nei casi previsti, mediante dichiarazioni sostitutive di certificazione e dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, secondo gli articoli 46 e 47 del DPR 445/2000.

Cosa portare con sé

La documentazione esatta deve essere verificata nella circolare della propria scuola. Non esiste infatti una lista identica e obbligatoria per ogni istituzione.

Per evitare inconvenienti, tuttavia, è consigliabile avere con sé:

Documento di identità
Carta d’identità o altro documento di riconoscimento in corso di validità, possibilmente anche in copia.

Codice fiscale o tessera sanitaria
Molte segreterie richiedono una copia da acquisire agli atti.

Provvedimento di nomina o individuazione
È utile avere con sé il documento relativo all’immissione in ruolo, alla supplenza, al trasferimento, all’assegnazione provvisoria o all’utilizzazione, quando disponibile.

Coordinate bancarie – IBAN
Possono essere richieste per gli adempimenti relativi all'accredito dello stipendio.

Titoli di studio e titoli dichiarati
La scuola può richiedere la documentazione necessaria alle verifiche amministrative sui titoli dichiarati in occasione della procedura di assunzione o individuazione.

Attestati sulla sicurezza
È opportuno portare copia degli attestati eventualmente già posseduti relativi alla formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro: formazione generale e specifica e, quando pertinenti, primo soccorso, antincendio o altre formazioni effettuate.

Documentazione relativa a eventuali situazioni personali già dichiarate
Qualora necessaria per specifici benefici o procedure amministrative, secondo quanto indicato dalla segreteria.

È inoltre consigliabile conservare sul telefono o su una chiavetta USB una copia digitale in PDF dei principali documenti, oltre alle eventuali copie cartacee richieste.

Attenzione alle autocertificazioni

Uno degli aspetti importanti della presa di servizio riguarda le dichiarazioni rese dal dipendente.

Gli articoli 46 e 47 del DPR 445/2000 consentono di autocertificare numerosi stati, qualità personali e fatti. Tra gli elementi indicati dall’articolo 46 rientrano, ad esempio, dati anagrafici, residenza, cittadinanza, titoli di studio, esami sostenuti, qualifiche professionali e titoli di specializzazione o abilitazione.

Occorre prestare particolare attenzione alla correttezza delle informazioni dichiarate. L’articolo 76 del DPR 445/2000 disciplina infatti le conseguenze penali delle dichiarazioni mendaci e della falsità negli atti.

Incompatibilità e altri lavori: cosa dichiarare

Particolare attenzione deve essere prestata da chi svolge un’altra attività lavorativa, professionale o un incarico esterno.

Per i dipendenti pubblici il riferimento generale è l’articolo 53 del D.Lgs. 165/2001, relativo alle incompatibilità, al cumulo di impieghi e agli incarichi.

Per il personale docente assume inoltre particolare rilievo l’articolo 508 del D.Lgs. 297/1994, che contiene specifiche disposizioni sulle incompatibilità. La normativa disciplina, tra l’altro, il cumulo con altri rapporti di impiego e lo svolgimento di determinate attività professionali.

Non tutte le attività esterne sono disciplinate allo stesso modo: alcune sono incompatibili, altre possono essere esercitate in determinate condizioni e altre ancora richiedono una preventiva autorizzazione.

Per questo motivo, chi svolge già un’attività professionale, un secondo lavoro o un incarico retribuito dovrebbe dichiararlo alla scuola e verificare con la segreteria e il dirigente scolastico la propria situazione, evitando di presumere automaticamente che l'attività sia consentita.

Neoimmessi in ruolo: attenzione agli ulteriori adempimenti

Per chi entra per la prima volta in ruolo, la presa di servizio rappresenta soltanto il primo passaggio.

Successivamente dovranno essere affrontati gli adempimenti relativi al periodo di formazione e prova, secondo la disciplina vigente per la propria categoria e situazione.

Tra gli adempimenti amministrativi assume rilievo anche la dichiarazione dei servizi, prevista dall’articolo 145 del DPR 1092/1973, attraverso la quale il dipendente dichiara i servizi prestati precedentemente all’ingresso in ruolo.

È quindi consigliabile che il neoimmesso inizi fin da subito a ricostruire con precisione la propria storia lavorativa, recuperando contratti, periodi di servizio e altre informazioni utili.

Cosa fare prima di andare a scuola: la checklist

La sera precedente alla presa di servizio è utile effettuare un ultimo controllo:

☐ verificare sul sito della scuola l’orario di convocazione;
☐ controllare la sede presso cui presentarsi;
☐ leggere integralmente la circolare dell’istituto;
☐ scaricare e compilare preventivamente gli eventuali moduli richiesti;
☐ portare documento di identità e codice fiscale/tessera sanitaria;
☐ avere a disposizione il provvedimento di nomina o individuazione;
☐ annotare il proprio IBAN;
☐ preparare eventuali titoli o documenti richiesti dalla scuola;
☐ portare gli attestati della formazione sulla sicurezza già effettuata;
☐ segnalare eventuali attività lavorative o incarichi esterni;
☐ verificare l’orario dell’eventuale Collegio dei docenti o degli incontri organizzativi previsti subito dopo la presa di servizio.

Un piccolo consiglio pratico: non programmare di lasciare immediatamente la scuola dopo aver firmato la presa di servizio. Per i docenti, infatti, il 1° settembre può coincidere anche con il primo Collegio dei docenti o con riunioni organizzative, secondo il calendario predisposto dall’istituzione scolastica.

I principali riferimenti normativi

Tra le disposizioni da tenere presenti troviamo:

• D.Lgs. 16 aprile 1994, n. 297, Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di istruzione, in particolare art. 74 sull'anno scolastico e art. 508 sulle incompatibilità del personale docente;

• D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165, con particolare riferimento all’art. 53 in materia di incompatibilità, cumulo di impieghi e incarichi dei dipendenti pubblici;

• DPR 28 dicembre 2000, n. 445, in particolare artt. 46 e 47 sulle dichiarazioni sostitutive e art. 76 sulle dichiarazioni mendaci;

• DPR 29 dicembre 1973, n. 1092, art. 145, relativo alla dichiarazione dei servizi;

• D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, quale riferimento generale in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro;

• CCNL Comparto Istruzione e Ricerca 2019-2021, sottoscritto definitivamente il 18 gennaio 2024. Per il personale docente, l’art. 39 disciplina il contratto individuale di lavoro e prevede, tra gli elementi del contratto, la tipologia del rapporto, la data di inizio, la qualifica, il periodo di prova e la sede di prima destinazione.

In conclusione

La presa di servizio non deve essere considerata una semplice firma: è il momento attraverso il quale viene formalizzato l’avvio del servizio nella nuova scuola e vengono raccolte le informazioni necessarie per la gestione amministrativa del rapporto di lavoro.

La regola più importante è quindi controllare sempre la circolare della propria istituzione scolastica, perché orari, sede, modulistica e documenti richiesti possono variare.

Preparare in anticipo documento di identità, codice fiscale, provvedimento di nomina, IBAN, eventuali titoli e attestati di sicurezza permette di affrontare la procedura senza inconvenienti e iniziare il nuovo anno scolastico con tutti gli adempimenti amministrativi in ordine.