Collegi e Consigli a distanza: le nuove regole del 24 giugno 2026 in tre step

Il panorama normativo scolastico ha registrato un aggiornamento fondamentale il 24 giugno 2026. In questa data, si è concluso il confronto tra l'Amministrazione e le principali Organizzazioni Sindacali (CISL SCUOLA, UIL SCUOLA, SNALS – CONFSAL, Federazione GILDA UNAMS e ANIEF), volto a definire i criteri per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali che rivestono carattere deliberativo. Questo accordo trova il suo fondamento giuridico nell'articolo 44 del CCNL 2019/2021 (sottoscritto il 18 gennaio 2024), specificamente ai commi 3 e 6. L'obiettivo primario del confronto è stato quello di armonizzare le esigenze di flessibilità digitale con la necessità di garantire la validità delle delibere assunte dagli organi collegiali scolastici. L'accordo si concentra esclusivamente sulle attività indicate nelle lettere a) e b) del comma 3 dell'articolo 44, a condizione che tali attività abbiano natura deliberativa. È cruciale distinguere queste operazioni dalle ordinarie attività di programmazione non deliberative, poiché solo le prime rientrano nel perimetro del nuovo protocollo digitale.

Le attività interessate comprendono:

- Attività del Collegio dei docenti: inclusi i momenti dedicati alla programmazione, alla verifica di inizio e fine anno, nonché le sessioni informative rivolte alle famiglie circa i risultati degli scrutini (trimestrali, quadrimestrali e finali) e l'andamento delle attività educative nelle scuole dell'infanzia.

- Attività dei Consigli: nello specifico, le riunioni dei consigli di classe, di interclasse e di intersezione.

- Gruppi di lavoro: inclusi i gruppi di lavoro operativo per l'inclusione, laddove le attività svolte in queste sedi richiedano l'adozione di delibere.

Le istituzioni scolastiche, pertanto, sono chiamate a operare una distinzione netta tra le sessioni informative o di semplice discussione e le sedute che, per loro natura, culminano in una votazione o delibera, le quali devono sottostare ai nuovi requisiti tecnici. Non è sufficiente che le istituzioni scolastiche adottino strumenti digitali; è necessario che il loro assetto normativo interno sia formalmente adeguato. Le scuole, in qualità di istituzioni autonome, devono procedere alla modifica dei Regolamenti di Istituto per disciplinare esplicitamente le modalità di svolgimento a distanza. Tale adempimento è vincolante per garantire la regolarità giuridica di ogni delibera assunta online. L'orientamento applicativo ARAN del 12 giugno 2024, identificato con il numero 31472, specifica chiaramente che queste attività devono essere previste nel Regolamento d'istituto. Inoltre, la scelta della modalità di lavoro a distanza deve essere:

- Correlata alla compatibilità con il funzionamento dell'organizzazione scolastica.

- Rispondente alle necessità di garantire la partecipazione effettiva di tutti i componenti.

Le parti hanno ravvisato, in questo contesto, che la modalità di lavoro agile possa rappresentare lo strumento più compatibile con lo svolgimento delle suddette attività, fermo restando il rispetto degli impegni sottesi e connessi. Da precisare che il cuore del nuovo protocollo risiede nella "qualità" e nell'"affidabilità" delle soluzioni tecnologiche impiegate. Non è possibile affidarsi a strumenti generici o non certificati; le istituzioni scolastiche devono adottare sistemi di voto online certificati che soddisfino precisi standard di "sicurezza, integrità e trasparenza" che soddisfino determinati requisiti tecnico-organizzativi.
Ogni seduta deliberativa a distanza deve essere supportata da un'infrastruttura digitale idonea, dettagliata nell'Allegato tecnico ministeriale. Le condizioni necessarie affinché la seduta sia valida e la delibera possa essere considerata legittima includono:

- Carattere personale del voto: deve essere garantita l'univocità dell'espressione del voto, assicurando che sia espresso esclusivamente dall'avente diritto.

- Trasparenza e verificabilità: l'intero processo deve essere tracciabile e verificabile in ogni sua fase, secondo criteri oggettivi di sicurezza.

- Protezione dei dati personali: il trattamento delle informazioni deve avvenire in totale conformità con le normative vigenti sulla privacy, basandosi sulle indicazioni specifiche fornite dall'Allegato tecnico.

- Integrità della procedura: il sistema deve prevenire manipolazioni o alterazioni del risultato finale, garantendo la correttezza dell'espressione della volontà collegiale.

Questi requisiti non sono opzionali, ma costituiscono la "conditio sine qua non" per la validità delle deliberazioni. Una procedura di voto che non assicuri l'univocità o la protezione dei dati rischia di inficiare la regolarità dell'intera seduta.

Il rispetto dei protocolli sopra elencati serve a un fine ultimo, ossia alla validità delle deliberazioni. Infatti la nota del Ministero sottolinea che l'integrazione dei Regolamenti di Istituto deve avvenire nel rispetto di tali criteri tecnici, proprio per blindare le decisioni prese a distanza contro eventuali contestazioni sulla regolarità dell'espressione del voto.

Il percorso che ogni scuola dovrà rispettare si articola in tre pilastri fondamentali:

1) Regolamentazione interna: modifica del Regolamento di Istituto.

2) Tecnologia certificata: adozione di sistemi di voto online conformi all'Allegato tecnico.

3) Coerenza organizzativa: valutazione della compatibilità delle modalità di svolgimento (preferibilmente lavoro agile) con le esigenze dell'istituzione scolastica.

L'orientamento applicativo dell'ARAN (id. 31472) funge da guida in questo processo, ribadendo che, sebbene lo strumento del lavoro agile sia spesso il più compatibile, la scelta finale spetta all'istituzione scolastica, purché tale scelta sia sempre mirata a preservare la partecipazione e la regolarità procedurale. Dunque, nel caso un istituto scolastico desidera avviare le votazioni per il Piano dell'Offerta Formativa Triennale (PTOF) tramite una piattaforma di video-conferenza dovrà, operare nel pieno rispetto delle norme, innanzitutto aggiornare il proprio Regolamento interno, inserendo un articolo specifico che disciplini lo svolgimento digitale delle sedute deliberative. Successivamente, dovrà selezionare una piattaforma di voto online che garantisca, tramite log di sistema, l'univocità dell'identità di ogni docente votante e la crittografia dei dati personali trattati, come richiesto dall'Allegato tecnico, evitando l'uso di software comuni non certificati per le procedure elettorali.