Verbalizzazione degli Organi Collegiali. Non è necessaria l' approvazione finale

La verbalizzazione delle adunanze degli organi collegiali è un aspetto fondamentale della gestione amministrativa delle istituzioni, poiché garantisce la corretta documentazione delle decisioni prese durante le riunioni. Il verbale, come atto giuridico pubblico, rappresenta una certificazione degli atti e dei fatti avvenuti in presenza di un funzionario verbalizzante, il cui compito è quello di garantire la correttezza e la veridicità di quanto riportato.

Cos’è il verbale?

Il verbale è un documento che attesta i principali momenti e le decisioni prese durante una seduta collegiale. Secondo l’art. 2700 del Codice civile, esso costituisce prova legale degli atti descritti, garantendo la certezza giuridica della provenienza delle dichiarazioni e delle deliberazioni assunte in sua presenza. Il verbale è generalmente redatto da un segretario o verbalizzante incaricato e sottoscritto, al termine della seduta, sia dal verbalizzante che dal presidente del collegio. Questo documento non solo attesta i fatti accaduti, ma svolge una funzione probatoria fondamentale nelle eventuali controversie giurisdizionali.

I contenuti del verbale

Il verbale deve includere una serie di informazioni essenziali, tra cui:

• L’atto di convocazione e l’ordine del giorno.
• L’indicazione dei presenti e degli assenti.
• Le modalità di voto adottate, i risultati delle votazioni, e l’espressione dei voti (favorevoli, contrari, astenuti).
• Le opinioni espresse dai partecipanti, eventualmente in forma sintetica.
• L’ora di inizio e fine della riunione, oltre a eventuali sospensioni o scioglimenti.
• La firma del presidente e del segretario, elementi che conferiscono ufficialità al documento.

La questione dell’approvazione del verbale

Un punto spesso discusso riguarda l’approvazione del verbale: è necessaria oppure no? La risposta dipende dalla funzione che si attribuisce al verbale stesso. In linea di principio, la verbalizzazione non incide sulla validità delle decisioni prese dall’organo collegiale. Le deliberazioni diventano valide nel momento in cui vengono votate e proclamate, indipendentemente dalla stesura del verbale. Quest’ultimo ha una funzione certificativa, ossia attesta quanto è avvenuto durante la seduta.

Secondo la giurisprudenza consolidata, l’approvazione del verbale non è un atto necessario ai fini della validità della deliberazione. Il verbale, infatti, non costituisce un atto dell’organo collegiale, ma un atto del segretario verbalizzante. La deliberazione si perfeziona con la proclamazione dei risultati, mentre il verbale svolge una mera funzione documentale.

Ciò non toglie, tuttavia, che il verbale debba essere approvato per garantire la corretta corrispondenza tra quanto verbalizzato e quanto realmente accaduto. Spesso, l’approvazione del verbale avviene nella seduta successiva, per consentire una verifica dei contenuti da parte dei partecipanti. In alcuni casi, l’approvazione può avvenire contestualmente alla riunione, soprattutto per motivi di urgenza.

Dissenso e correzioni

Nel caso in cui un partecipante non condivida quanto riportato nel verbale, può chiedere di inserire una dissenting opinion, ossia una dichiarazione di dissenso che sarà allegata al verbale. Tuttavia, eventuali correzioni del verbale possono essere effettuate solo dal verbalizzante, il quale è responsabile della veridicità del contenuto. La contestazione del verbale può essere fatta solo attraverso una querela di falso nei confronti del segretario verbalizzante, che attacca direttamente la validità del documento stesso.

In definitiva, l’approvazione del verbale è un atto formale che non influisce sulla validità delle deliberazioni collegiali, le quali si perfezionano al momento della votazione e proclamazione dei risultati. Il verbale rappresenta invece uno strumento essenziale di certificazione, la cui redazione corretta è fondamentale per documentare l’attività svolta dall’organo collegiale e garantire la trasparenza amministrativa.